Το 2020, η πανδημία ανάγκασε πολλές επιχειρήσεις να υιοθετήσουν νέα μοντέλα εργασίας και τεχνολογίες για να μπορέσουν να λειτουργήσουν ομαλά και αποτελεσματικά.
Βιώσαμε και εξακολουθούμε να βιώνουμε μία κατάσταση έκτακτης ανάγκης σε μια παγκόσμια κρίση. Σύμφωνα με έρευνα της Forrester που διεξήχθη σε συνεργασία με τη VMware, το 2020, το 80% των οργανισμών χρειάστηκε να επιταχύνουν τη στρατηγική για την εξ αποστάσεως εργασία και το 65% έπρεπε να βρει λύση άμεσα.
Πολλοί οργανισμοί υιοθέτησαν πολιτικές για την υποστήριξη της απομακρυσμένης εργασίας, ακόμη και αφού άρχισαν να υποδέχονται με ασφάλεια υπαλλήλους πίσω στα γραφεία. Αυτό σημαίνει ότι οι εταιρείες επαναπροσδιορίζουν την εργασία που προσφέρουν τα στελέχη τους, χωρίς αυτή να εξαρτάται από το μέρος που πηγαίνουν. Ουσιαστικά επαναπροσδιορίζουν το πώς λειτουργούν, το πώς οργανώνονται και πώς συνεργάζονται οι ομάδες για να ολοκληρώσουν την εργασία τους.
1. “Remote-First” Mindset
Δεν έχει σημασία αν μέρος της ομάδας δουλεύει στο γραφείο και μέρος της δουλεύει από το σπίτι. Επίσης, δεν έχει σημασία αν κάποιοι είναι στο εξωτερικό και άλλοι βρίσκονται στα γραφεία των πελατών. Όλοι είναι στην ίδια ομάδα και πρέπει να είναι μέρος μιας “ίσης εμπειρίας εργαζομένου”. Χρειάζεται να διασφαλίσουμε ότι απασχολούμαστε με τη δουλειά μας με τον ίδιο ακριβώς τρόπο, ανεξάρτητα με το που βρισκόμαστε. Αν π.χ. έχουμε μια συνάντηση με την ομάδα μας, συνδεόμαστε όλοι μέσω videoconference(π.χ. σε teamsή zoom).
Αυτό ισχύει και για συναδέλφους που μπορεί να κάθονται λίγα μέτρα μακριά ο ένας από τον άλλον, σε έναν κοινό χώρο εργασίας ή στην αίθουσα συνεδριάσεων ενός πελάτη. Όταν οι ψηφιακές ομάδες προσεγγίζουν τη συνεργασία με τον ίδιο τρόπο, βοηθούν στην εξάλειψη της τάσης να παραβλέπουμε τον ρόλο των απομακρυσμένων εργαζομένων ή, από την άλλη πλευρά, τον φόβο των απομακρυσμένων εργαζομένων να μένουν “εκτός ομάδας”, το λεγόμενο FOMO (Fear Of Missing Out).
2. Υπερ-επικοινωνία ως κανόνας, όχι εξαίρεση
Στην απομακρυσμένη εργασία, η υπερ-επικοινωνία είναι απλώς επικοινωνία.
Οι ψηφιακές ομάδες πρέπει να εξοικειωθούν με μια καθημερινή, μη λεκτική, επικοινωνία που καλούνται να έχουν κατά τη διάρκεια της μέρας σε αντίθεση με τους συναδέλφους που βρίσκονται στο γραφείο. Φυσικές εκφράσεις, παρατηρήσεις και ενδείξεις γίνονται από απόσταση και πρέπει να είναι κατανοητά. Για να υποστηρίξουν αυτή την κατάσταση, οι ομάδες θα πρέπει να χρησιμοποιούν όλα τα διαθέσιμα κανάλια επικοινωνίας για να εξηγήσουν, να υποβάλουν επιπλέον ερωτήματα, να προσφέρουν συνεχείς ενημερώσεις και να αλληλεπιδράσουν με άλλους συναδέλφους.
3. Άφθονη και συνεχής λήψη σημειώσεων
Η απομακρυσμένη εργασία οδήγησε τις ομάδες να συμμετέχουν σε πολλές ακόμη συναντήσεις (πιθανότατα αποτέλεσμα του Νο. 2) – συχνά συναντήσεις back-to-back. Τα πρώτα σχόλια των εργαζομένων δείχνουν ότι μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε όλες τις αποφάσεις, τα χρονοδιαγράμματα και τα επόμενα βήματα. Ναι, μια τέτοια σύγχυση συνέβαινε ακόμη και πριν οι ομάδες διασκορπιστούν για να εργαστούν από απόσταση. Ωστόσο, η φύση και η πυκνότητα των ψηφιακών συναντήσεων καθιστούν την πρόκληση πιο δύσκολη.
Στο άκουσμα της λέξης “agenda”, η πρώτη αντίδραση είναι “ωχ…”. Αλλά στην απομακρυσμένη εργασία, είναι σημαντικό να διατηρούμε meeting agendas και σημειώσεις, γιατί μας επιτρέπει να συγκεντρωθούμε στον κοινό χρόνο με την ομάδα και να εκμεταλλευτούμε κάθε λεπτό.
Η agenda για το meeting της ομάδας ή με τους πελάτες, μπορεί να υπάρχει σε κάτι τόσο απλό όσο ένα κοινόχρηστο έγγραφο ή τόσο σύνθετο όσο μια εφαρμογή διαχείρισης έργων που έχει σχεδιαστεί για συγκεκριμένους σκοπούς. Το σημαντικό είναι ότι ορίζει τους στόχους της ομάδας και τα απαραίτητα βήματα προς την επίτευξη των στόχων σας. Στη συνέχεια, ο διοργανωτής ή ένας προκαθορισμένος αρμόδιος, προσθέτει, αφαιρεί και επεξεργάζεται την agenda καθώς η συνάντηση προχωρά ώστε τελειώνοντας να γίνει μια απαρίθμηση εργασιών και στόχων.
4. Δεν χρειάζεται ένα Video Call για όλα
Οι πλατφόρμες που βοηθούν στη συνεργασία μέσω βίντεο, αποτελούν καθοριστικό παράγοντα για την απομακρυσμένη εργασία. Αλλά σχεδόν μόλις οι εργαζόμενοι εξοικειωθούν με λογισμικό όπως το Zoom και το Microsoft Teams, η “κούραση της κάμερας” αρχίζει να γίνεται εντονότερη. Από τη φύση της, η βιντεοκλήση είναι μια σύγχρονη μορφή συνεργασίας. Όμως, η δύναμη της απομακρυσμένης εργασίας – και η νοοτροπία της – έχει να κάνει με το γεγονός ότι η ασύγχρονη εργασία μπορεί να έχει πιο βαθύ αντίκτυπο στην παραγωγικότητα.
Η υπερδύναμη των εταιρειών είναι η ασύγχρονη επικοινωνία. Όσο περισσότερο μαθαίνουμε πώς να παραμένουμε ενωμένοι ως ομάδα χωρίς εξάρτηση από τον κοινό χρόνο, τόσο περισσότερο μπορούμε να κάνουμε πολλές εργασίες και να κάνουμε πιο αποδοτική δουλειά.
Είναι σημαντικό να ενθαρρύνουμε τις ψηφιακές ομάδες να λαμβάνουν την agenda των συσκέψεων και να ρωτούν ποια μέρη τους – εάν υπάρχουν – απαιτούν πραγματικά βιντεοκλήση και ποια μπορούν να προχωρήσουν χρησιμοποιώντας email ή μηνύματα. Τελικά, οι ομάδες θα πρέπει να αναπτύξουν έναν κώδικα επικοινωνίας, ο οποίος προσδιορίζει τα διάφορα διαθέσιμα κανάλια (συμπεριλαμβανομένων των βιντεοκλήσεων) και προσφέρει καθοδήγηση σχετικά με το πότε να χρησιμοποιούν το καθένα.
5. Η κατάλληλη ισορροπία εργασίας-ζωής
Πολλοί εργαζόμενοι είναι “προγραμματισμένοι” όσον αφορά το πότε να ξεκινήσουν και πότε να σταματήσουν να εργάζονται, με βάση το πού εργάζονται– δηλαδή στο γραφείο. Τώρα που όλο και περισσότεροι εργάζονται εξ αποστάσεως, πρέπει να αναπτύξουν ένα νέο πρόγραμμα και όρια για να ξέρουν πότε και πώς θα είναι παραγωγικοί. Για μερικούς, είναι εύκολο, αρκεί να υπάρχει ένας αποκλειστικός χώρος που χρησιμοποιούν μόνο για εργασία. Άλλοι μπορεί να είναι πιο παραγωγικοί όταν ακολουθούν μια ρουτίνα, όπως μια λίστα μουσικής, που την ακούν μόνο όταν είναι ώρα να δουλέψουν.
Είναι σημαντικό να δημιουργήσουμε αυτές τις προϋποθέσεις και να βάλουμε σωστές βάσεις ώστε να μπορούμε να διαχωρίζουμε την επαγγελματική από την προσωπική ζωή.
Τελικά, η νοοτροπία του remote work βασίζεται σε αυτό που επιτρέπει η τεχνολογία:
Ένα ψηφιακό χώρο εργασίας που δίνει στις ομάδες τους πόρους που χρειάζονται για να δουλεύουν παραγωγικά.
Ένα ευέλικτο δίκτυο που δίνει στους απομακρυσμένους εργαζόμενους τις ίδιες εμπειρίες επικοινωνίας που ανταποκρίνονται ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται ή ποια συσκευή χρησιμοποιούν.
Μια υποδομή εφαρμογών που επιταχύνει την παροχή υπηρεσιών σε κάθε μέρος του κόσμου.
Στο τέλος της ημέρας, η τεχνολογία επιτρέπει σε απομακρυσμένες ομάδες να εφαρμόζουν τις δικές τους ροές εργασίας. Η απομακρυσμένη εργασία είναι πλέον μέρος της ζωής μας και θα μείνει για πάντα. Μένει να καταλάβουμε πώς να την κάνουμε με τον σωστό τρόπο.
